Insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte fait hors du Québec
- L'insertion au registre de l'état civil du Québec
- Qui peut effectuer une demande?
- L'identité du demandeur doit être établie
- Comment effectuer une demande d'insertion
- Les documents qui doivent obligatoirement être joints à la demande
- Les documents qui peuvent être délivrés relativement à un acte
- Le coût et le délai de traitement
- La décision du directeur de l'état civil
Important
Le Directeur de l'état civil ne communique aucun renseignement auprès des ministères et organismes lorsqu'il insère au registre un acte d'état civil fait hors du Québec. Il est de votre responsabilité d'effectuer ces démarches auprès d'eux, s'il y a lieu.
Grossesse pour autrui se déroulant hors du Québec
Depuis le 6 juin 2024, les projets parentaux impliquant une grossesse pour autrui se déroulant hors du Québec sont soumis à des autorisations délivrées par le ministère de la Santé et des Services sociaux. Une fois l’enfant né, ces projets doivent faire l’objet d’une demande de reconnaissance judiciaire au Québec. Pour connaître les conditions applicables à ce type de projets parentaux, veuillez consulter le site Québec.ca, plus particulièrement les pages « « Règles à suivre pour un projet parental de grossesse pour autrui avec une mère porteuse domiciliée hors du Québec » et « « Démarches pour un projet parental de grossesse pour autrui avec une mère porteuse domiciliée hors du Québec ». Vous pouvez également joindre Services Québec au 1 877 644-4545.
L'insertion au registre de l'état civil du Québec
L'acte d'état civil fait hors du Québec
Une personne peut demander au directeur de l'état civil qu'il insère au registre de l'état civil du Québec un acte relatif à un événement d'état civil survenu hors du Québec. Le directeur de l'état civil est le seul officier public habilité à insérer un acte d'état civil au registre de l'état civil du Québec et il peut le faire seulement à la condition que cet acte concerne une personne domiciliée au Québec.
Un acte de l'état civil fait hors du Québec par une autorité compétente est un document auquel le Code civil du Québec accorde une valeur juridique semi-authentique. Une fois inséré au registre, il conserve son caractère semi-authentique. Toutefois, si sa validité est reconnue par un tribunal du Québec, l'acte acquiert un caractère authentique.
Vous pouvez demander l'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte d'état civil fait hors du Québec pour les événements suivants :
- une naissance;
- un mariage;
- une union civile, si la définition légale d'union civile à l'endroit où l'union a eu lieu est la même qu'au Québec;
- un décès.
Après avoir reçu la confirmation que l'acte a été inséré, il vous sera possible d'effectuer une demande de certificat ou de copie d'acte.
L'acte juridique fait hors du Québec
Une personne peut demander au directeur de l'état civil d'insérer au registre de l'état civil un acte juridique fait hors du Québec qui modifie ou remplace un acte d'état civil déjà inscrit au registre. Il peut s'agir par exemple d'un jugement de divorce, d'un jugement qui annule un mariage ou d'un jugement d'adoption. Une mention pourra alors être inscrite à l'acte concerné. Pour en savoir plus sur les actes juridiques faits hors du Québec qui peuvent être insérés au registre, communiquez avec nous.
Qui peut effectuer une demande?
Pour l'insertion d'un acte de naissance, une personne peut faire une demande pour elle-même ou l'un de ses enfants.
Pour l'insertion d'un acte de mariage ou d'union civile, le demandeur peut être l'un des époux ou des conjoints d'union civile.
Pour l'insertion d'un acte de décès, le demandeur peut être l'époux ou le conjoint d'union civile, l'un des parents de la personne décédée ou toute autre personne qui justifie de son intérêt.
L'identité du demandeur doit être établie
Nous appliquons des mesures de sécurité afin de nous assurer que la personne qui demande l'insertion d'un acte d'état civil fait hors du Québec au registre de l'état civil du Québec est autorisée à le faire. À cette fin, nous exigeons que tout demandeur (la personne qui effectue la demande) joigne à sa demande deux documents différents délivrés par deux organismes distincts afin que son identité puisse être établie. Ainsi, vous devez joindre à votre demande
- un document d'identité valide avec photo et signature;
- une preuve de domicile valide.
Important
Pour connaître la liste des documents acceptés, consultez les renseignements généraux et les directives sur
le formulaire Demande d'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte d'état civil fait hors du Québec (PDF, 52 Ko) 
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Comment effectuer une demande d'insertion
Pour effectuer une demande d'insertion, vous devez remplir le formulaire Demande d'insertion au registre de l'état civil du Québec d'un acte d'état civil fait hors du Québec (PDF, 52 Ko) . Ce formulaire est aussi accessible sur notre site Internet en format PDF.
Les documents qui doivent obligatoirement être joints à la demande
Important
Si vous n'êtes pas en mesure de fournir l'original d'un document et que cela est requis, le directeur de l'état civil ne pourra pas donner suite à votre demande d'insertion. Vous pourrez vous adresser à un conseiller juridique qui vous proposera un recours approprié à votre situation.
Si l'acte d'état civil ou le jugement à insérer est dans une autre langue que le français, joignez l'original d'une traduction française effectuée ou certifiée conforme par un membre de l'Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec.
Pour l'insertion d'un acte de naissance, les documents suivants doivent être joints à la demande :
- l'original du document attestant la naissance délivré par l'officier de l'état civil du pays ou de la province où la naissance a eu lieu (original d'une copie d'acte ou d'un certificat de naissance ou de tout autre document équivalent certifié conforme). Le document doit minimalement contenir le nom de famille, le prénom usuel et les autres prénoms, la date de naissance, la mention du sexe ainsi que le nom de famille et le ou les prénom(s) des parents de la personne visée par le document;
- une photocopie d'un document d'identité valide avec photo et signature de la personne qui fait la demande;
- une photocopie d'une preuve de domicile de la personne qui fait la demande;
- une photocopie d'une preuve de domicile au Québec de la personne concernée par l'acte à insérer, s'il ne s'agit pas de la personne qui fait la demande.
Pour l'insertion d'un acte de mariage ou d'union civile, les documents suivants doivent être joints à la demande :
- l'original du document attestant le mariage ou l'union civile délivré par l'officier de l'état civil du pays ou de la province où le mariage ou l'union civile a eu lieu (original d'une copie d'acte ou d'un certificat de mariage ou d'union civile ou de tout autre document équivalent certifié conforme). Le document doit minimalement contenir la date du mariage ou de l'union civile, le lieu où est survenu le mariage ou l'union civile et, pour chacun des époux, le nom de famille, le prénom usuel et les autres prénoms, la date de naissance, la mention du sexe ainsi que le nom de famille et le ou les prénom(s) des parents;
- une copie certifiée conforme délivrée par le greffe du tribunal concernant le jugement prononçant le divorce antérieur, l'annulation du mariage ou la dissolution de l'union civile, le cas échéant;
- les originaux des documents attestant les naissances des époux ou conjoints d'union civile délivrés par les officiers de l'état civil des pays ou des provinces où les naissances ont eu lieu, si les époux ou conjoints d'union civile sont nés hors du Québec (originaux des copies d'actes ou des certificats de naissance ou de tous autres documents équivalents certifiés conformes);
- une photocopie d'un document d'identité valide avec photo et signature de la personne qui fait la demande;
- une photocopie d'une preuve de domicile de la personne qui fait la demande;
- une photocopie d'une preuve de domicile au Québec de la personne concernée par l'acte à insérer, s'il ne s'agit pas de la personne qui fait la demande.
Pour l'insertion d'un acte de décès, les documents suivants doivent être joints à la demande :
- l'original du document attestant le décès délivré par l'officier de l'état civil du pays ou de la province où le décès a eu lieu (original d'une copie d'acte ou d'un certificat de décès ou de tout autre document équivalent certifié conforme). Le document doit minimalement contenir la date du décès, le lieu où est survenu le décès, le nom de famille, le ou les prénom(s), la date de naissance, le sexe ainsi que le nom de famille et le prénom usuel et les autres prénoms des parents de la personne visée par le document;
- l'original du document attestant le mariage ou l'union civile délivré par l'officier de l'état civil du pays ou de la province où le mariage ou l'union civile a eu lieu (original d'une copie d'acte ou d'un certificat de mariage ou d'union civile ou de tout autre document équivalent certifié conforme), le cas échéant;
- une copie certifiée conforme délivrée par le greffe du tribunal concernant le jugement prononçant le divorce antérieur, l'annulation du mariage ou la dissolution de l'union civile, le cas échéant;
- les originaux des documents attestant les naissances des époux ou conjoints d'union civile délivrés par les officiers de l'état civil des pays ou des provinces où les naissances ont eu lieu, si la personne décédée et son époux ou conjoint d'union civile sont nés hors du Québec (originaux des copies d'actes ou des certificats de naissance ou de tous autres documents équivalents certifiés conformes);
- une photocopie d'un document d'identité valide avec photo et signature de la personne qui fait la demande;
- une photocopie d'une preuve de domicile de la personne qui fait la demande;
- une photocopie d'une preuve de domicile au Québec de la personne concernée par l'acte à insérer.
Documents originaux
Le directeur de l'état civil conserve pour dépôt au registre l'original de la copie d'acte, du certificat ou du document équivalent certifié conforme ainsi que l'original de sa traduction française, s'il y a lieu. Tous les autres documents originaux vous seront retournés.
Validité des documents
Le directeur de l'état civil peut exiger que le demandeur démontre que l'original du document est valide et qu'il a été délivré par l'autorité compétente de la province ou du pays où il a été dressé.
Le directeur de l'état civil ne peut insérer un acte au registre s'il doute de sa validité.
Les documents qui peuvent être délivrés relativement à un acte
Dès l'insertion d'un acte fait hors du Québec au registre, toute personne autorisée qui en effectue la demande peut obtenir un certificat ou une copie d'acte, selon ce qui est disponible pour l'événement concerné. Le document délivré portera une mention concernant le caractère semi-authentique de l'acte. Un tel document a une valeur juridique et pourra faciliter vos démarches auprès d'organismes ou de ministères du gouvernement du Québec.
Les documents qui peuvent être délivrés sont les suivants :
- pour une naissance : le certificat de naissance;
- pour un mariage ou une union civile : le certificat et la copie d'acte de mariage ou d'union civile;
- pour un décès : le certificat de décès et la copie d'acte de décès.
Avant de demander un certificat ou une copie d'acte, vous avez la responsabilité de vous assurer qu'un acte ayant un caractère semi-authentique est accepté par l'organisme auquel vous devrez le présenter.
Pour de l'information concernant le certificat et la copie d'acte, consultez la section Certificat et la copie d'acte.
Le coût et le délai de traitement
Aucun droit n'est exigible pour l'étude de la demande et l'insertion au registre d'un acte d'état civil fait hors du Québec.
Le délai de traitement d'une demande d'insertion d'un acte varie selon la nature et la complexité du dossier.
La décision du directeur de l'état civil
Le directeur de l'état civil étudie chaque demande qui lui est soumise. Après cette étude, il rend une décision écrite et motivée.
Dans le cas où il a un doute sur la validité d'un document et refuse d'insérer l'acte au registre, une requête peut être présentée par le demandeur à un tribunal du Québec afin que ce dernier reconnaisse la validité du document.
Si le jugement rendu par le tribunal confirme la validité de l'acte, celui-ci peut être inséré au registre de l'état civil du Québec. Une fois inséré, il acquiert un caractère authentique.
Date de révision : 2024-06-19
