Accès aux documents et protection des renseignements personnels

Diffusion de l'information et protection des renseignements personnels

Le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels oblige chaque organisme public soumis à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) à diffuser certaines informations sur son site Internet.

Le Directeur de l’état civil a son propre site bien qu'il relève du ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale. Ainsi, une partie des informations visées par le Règlement se trouvent dans le site du Directeur. Pour accéder à tout autre document que ceux qui y sont présentés et dont la diffusion est obligatoire en vertu du Règlement, nous vous invitons à consulter la section L’organisation et ses engagements sur le site Québec.ca .

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Registres

Nous devons non seulement suivre les dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, mais aussi respecter les dispositions du Code civil du Québec, qui régit la tenue, la conservation et la publicité des registres dont nous avons la responsabilité, lesquels ne sont pas soumis à l'application de la Loi sur l'accès.

Registre de l’état civil du Québec

Le registre de l’état civil du Québec contient les renseignements sur les naissances, les mariages, les unions civiles et les décès ayant eu lieu au Québec ou ayant eu lieu hors du Québec et concernant les personnes qui y sont domiciliées. Le registre ne peut être consulté que lorsqu'une demande de certificat, de copie d'acte ou d'attestation est faite. Autrement, il est possible de consulter le registre seulement si une permission spéciale est accordée par le directeur de l’état civil.

Registre des célébrants

Le registre des célébrants est un service en ligne qui permet aux futurs époux et conjoints de s’assurer que le célébrant qu’ils ont choisi pour leur mariage ou union civile est autorisé par le directeur de l'état civil à célébrer l’événement à la date prévue.

La consultation du registre ne permet pas de trouver un éventuel célébrant, mais de s’assurer que la personne choisie est autorisée.

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Protection des renseignements personnels et demande d’accès aux documents des organismes publics

Les demandes d’accès aux documents concernant le Directeur de l’état civil visées par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels doivent être adressées, par la poste, à la personne responsable de l’accès à l’information au ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale.

Attention!

Aucune demande de certificat, de copie d'acte ou d'attestation ne doivent être transmise à l'adresse ci-dessus. Pour savoir où transmettre une telle demande, consultez la section Certificat et copie d'acte ou la section Attestation.

Madame Marie-Michèle Genest
Secrétaire générale adjointe
Secrétariat général adjoint
Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
425, rue Jacques-Parizeau, 4^e étage
Québec (Québec)    G1R 4Z1

Courriel : acces@mtess.gouv.qc.ca

Le modèle Demande d'accès aux documents d'un organisme public (PDF, 13,3 Ko) peut être utilisé.

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Documents servant à la prise de décision

En plus du Code civil du Québec, divers règlements qui s'y rattachent et directives régissent les décisions que nous prenons. Ils sont donnés ci-dessous.

Règlements

• Règlement concernant la publication d'un avis de déclaration tardive de filiation
• Règlement relatif à la tenue et à la publicité du registre de l'état civil
• Règlement relatif au changement de nom et d'autres qualités de l'état civil (Cette version ne tient pas compte des nouvelles règles adoptées le 10 juin 2016)
• Règles sur la célébration du mariage civil ou l'union civile
• Tarif des droits relatifs aux actes de l'état civil, au changement de nom ou de la mention du sexe
  

Directives

• Absence d’un constat de naissance signé par un médecin ou une sage-femme (PDF, 194,0 Ko)
• Attribution du nom à un enfant (PDF, 122,0 Ko)
• Correction d'une erreur purement matérielle (PDF, 40,3 Ko)
• Correction d'une erreur relative à la langue dans laquelle un acte de l'état civil a été dressé (PDF, 40,3 Ko)
• Définition de la notion de motif sérieux justifiant une demande de changement de nom (PDF, 43,3 Ko)
• Directive concernant le formulaire de déclaration de naissance et le service en ligne permettant la transmission par voie électronique des déclarations (PDF, 137 Ko)
• Personnes autorisées à demander un certificat ou une copie d’acte de l’état civil ou une attestation (PDF, 44,5 Ko)
• Présentation du prénom usuel dans les documents délivrés par le Directeur de l'état civil (PDF, 38,0 Ko)
• Remplacement, ajout ou retrait de prénoms dans un acte de naissance lors d’une demande de changement de nom (PDF, 41,5 Ko)
• Documents judiciaires notifiés ou signifiés au Directeur de l’état civil (PDF, 32,5 Ko)

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Date de révision : 2024-10-22