Directeur de l'état civil du Québec

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Le certificat et la copie d'acte

Quelques mots sur le certificat et la copie d'acte

Le certificat et la copie d'acte sont des documents officiels délivrés par le Directeur de l'état civil relativement aux naissances, mariages, unions civiles et décès inscrits au registre de l'état civil du Québec.

Ces documents sont rédigés selon les renseignements figurant sur l’acte original contenu dans le registre, conformément à l'orthographe qui y est utilisée, et non selon les renseignements fournis dans le formulaire de demande de certificat ou de copie d'acte. De plus, ils sont présentés dans la langue dans laquelle l'événement a été inscrit.

Vous pouvez obtenir un certificat ou une copie d'acte pour un événement d’état civil en utilisant le formulaire de demande correspondant.

Le certificat ou la copie d'acte de naissance sert à prouver une naissance et est nécessaire, notamment si vous voulez

  • demander un passeport;
  • demander des prestations du Régime de rentes du Québec ou des allocations de retraite du gouvernement du Canada;
  • obtenir une carte d'assurance maladie, une carte d'assurance sociale ou un premier permis de conduire;
  • inscrire votre enfant à l'école primaire ou secondaire;
  • faire une demande d'admission au cégep ou à l'université;
  • demander une bourse d'études;
  • demander l'admission de votre enfant à un centre de la petite enfance ou à une garderie.

Le certificat ou la copie d'acte de mariage sert à prouver le mariage, ce qui permet de faciliter notamment aux époux et aux enfants l'exercice de leurs droits civils.

Le certificat ou la copie d'acte d'union civile sert à prouver l'union civile, ce qui permet de faciliter notamment aux conjoints et aux enfants l'exercice de leurs droits civils.

Le certificat ou la copie d'acte de décès sert à prouver un décès, ce qui permet de

  • faciliter le règlement d'une succession;
  • déterminer la date de versement des prestations ou rentes au conjoint survivant et aux enfants.

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Quel document demander : un certificat ou une copie d'acte?

Avant de demander un certificat ou une copie d'acte, informez-vous du type et du format de document exigé par l'organisation à laquelle vous devrez le présenter.

Pour un enfant de moins de 18 ans, nous recommandons le certificat de naissance grand format, car les noms des parents y sont mentionnés et certaines organisations exigent ce document pour les demandes faites par une personne mineure ou faites en son nom.

Les renseignements figurant sur les certificats et les copies d'actes sont mentionnés dans le tableau.

Renseignements figurant sur les certificats et les copies d'actes
Type de document Format de document Renseignements figurant sur le document
Certificat de naissance Grand format 21,5 cm x 18,5 cm

Nom de famille, prénoms, mention du sexe, date, heure et lieu de naissance, numéro d'inscription, noms de famille et prénoms du père et de la mère, numéro de document (depuis le 29 mars 2005), date de délivrance et, s'il y a lieu, mention inscrite à l'acte depuis qu'il a été dressé.

Certificat de naissance Format abrégé 8,7 cm x 5,5 cm

Nom de famille, prénoms, mention du sexe, date, heure et lieu de naissance, numéro d'inscription, numéro de document (depuis le 29 mars 2005), date de délivrance et, s'il y a lieu, mention inscrite à l'acte depuis qu'il a été dressé.

Copie d'acte de naissance 21,5 cm x 26,7 cm

Reproduction intégrale des renseignements figurant sur l'acte, numéro de document (depuis le 29 mars 2005) et date de délivrance.

Note : Sur ce document peuvent figurer des renseignements liés à plusieurs événements d’état civil. Il peut manquer des renseignements si un des événements a eu lieu avant 1994.

Certificat de mariage 21,5 cm x 18,5 cm

Noms de famille, prénoms et mention du sexe des époux, date et lieu du mariage, numéro d'inscription, numéro de document (depuis le 29 mars 2005), date de délivrance et, s'il y a lieu, mention inscrite à l'acte depuis qu'il a été dressé.

Copie d'acte de mariage 21,5 cm x 26,7 cm

Reproduction intégrale des renseignements figurant sur l'acte, numéro de document (depuis le 29 mars 2005) et date de délivrance.

Note : Sur ce document peuvent figurer des renseignements liés à plusieurs événements d’état civil. Il peut manquer des renseignements si un des événements a eu lieu avant 1994.

Certificat d'union civile 21,5 cm x 18,5 cm

Noms de famille, prénoms et mention du sexe des conjoints, date et lieu de l'union civile, numéro d'inscription, numéro de document (depuis le 29 mars 2005), date de délivrance et, s'il y a lieu, mention inscrite à l'acte depuis qu'il a été dressé.

Copie d'acte d'union civile 21,5 cm x 26,7 cm

Reproduction intégrale des renseignements figurant sur l'acte, numéro de document (depuis le 29 mars 2005) et date de délivrance.

Note : Sur ce document peuvent figurer des renseignements liés à plusieurs événements d’état civil. Il peut manquer des renseignements si un des événements a eu lieu avant 1994.

Certificat de décès 21,5 cm x 18,5 cm

Nom de famille, prénoms, mention du sexe, date, heure et lieu du décès, date de naissance (sur tout certificat délivré depuis février 2012), numéro d'inscription, numéro de document (depuis le 29 mars 2005) et date de délivrance.

Copie d'acte de décès 21,5 cm x 26,7 cm

Reproduction intégrale des renseignements figurant sur l'acte, numéro de document (depuis le 29 mars 2005) et date de délivrance.

Note : Sur ce document peuvent figurer des renseignements liés à plusieurs événements d’état civil. Il peut manquer des renseignements si un des événements a eu lieu avant 1994.

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Qui peut demander un certificat ou une copie d'acte?

Afin que l’identité des personnes inscrites au registre de l’état civil du Québec soit protégée, un certificat ou une copie d’acte ne peut être délivré qu’aux personnes mentionnées à l’acte concerné par la demande et celles qui justifient de leur intérêt.

Si votre nom n'est pas mentionné à l’acte, vous devez inscrire à l’endroit approprié sur le formulaire de demande le motif justifiant pourquoi vous désirez obtenir un certificat ou une copie d’acte concernant une autre personne et joindre au formulaire la photocopie d’un document officiel prouvant le motif invoqué, par exemple une procuration ou un testament. Nous évaluerons ce motif.

Toutefois, si le document demandé concerne une personne décédée, et que vous êtes l’époux, le conjoint d’union civile, l’enfant, le frère ou la sœur de la personne décédée, vous n’avez pas à fournir de document officiel justifiant votre demande même si vous n’êtes pas mentionné à l’acte.

Afin que nous puissions établir votre lien familial ou matrimonial avec la personne concernée par la demande, vous devez fournir votre date de naissance si vous êtes né au Québec. Autrement, vous devez joindre une photocopie de votre certificat ou copie d’acte de naissance ou, s’il y a lieu, une photocopie de votre certificat ou copie d’acte de mariage ou d’union civile avec la personne concernée par la demande.

Important

Nous considérons qu’il y a un lien familial ou matrimonial entre deux personnes lorsque ce lien peut être établi en consultant l’un ou l’autre des actes d’état civil concernant ces personnes dans le registre de l’état civil du Québec.

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Vérification de l'identité du demandeur

Nous appliquons des mesures de sécurité afin de nous assurer que la personne qui demande un document d’état civil est autorisée à l’obtenir. À cette fin, nous exigeons que tout demandeur joigne à sa demande deux documents différents délivrés par deux organisations distinctes. Ainsi, vous devez joindre à votre demande

  • un document d'identité valide avec photo;
  • une preuve de domicile valide.

Si ces deux documents ne sont pas joints à votre demande, nous pourrions vous la retourner sans l'avoir traitée.

Des exigences différentes s'appliquent si vous utilisez les services en ligne DEClic! et
DEClic! Express
.

Le tableau ci-dessous présente les documents d'identité et preuves de domicile qui sont acceptés par le Directeur de l'état civil.

Documents d'identités et preuves de domicile acceptés par le Directeur de l'état civil
Document d'identité valide avec photo Preuve de domicile valide
Permis de conduire du Québec, d'une autre province canadienne ou d'un État américain

Le permis de conduire est accepté comme document d'identité seulement s'il n'est pas présenté comme preuve de domicile.
Permis de conduire du Québec, d'une autre province canadienne ou d'un État américain

Le permis de conduire est accepté comme document d'identité seulement s'il n'est pas présenté comme document d'identité avec photo.
Carte d'assurance maladie avec photo délivrée par une province canadienne Facture de taxes municipales ou scolaires (un an ou moins)
Passeport canadien ou étranger Correspondance postale gouvernementale (un an ou moins)
Carte ou certificat de citoyenneté canadienne (délivrée depuis 2002) Facture récente d'une entreprise de fourniture d'énergie, de services téléphoniques ou de câblodistribution (trois mois ou moins)
Carte de résident permanent du Canada Certificat de compétence de la construction (apprenti ou compagnon)
Carte de résident permanent aux État-Unis (carte verte) Carte d'hôpital accompagnée de la carte d'assurance maladie avec photo
Document d'immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMM 1442) Relevé d'emploi ou bulletin de paie (trois mois ou moins)
Pièces d'identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada Certificat ou relevé d'assurance habitation ou automobile (un an ou moins)
Certificat de statut d'Indien Relevé de notes (un an ou moins)
Carte d'identité délivrée par les provinces canadiennes Relevé bancaire (trois mois ou moins)
Reçu de changement d'adresse à Postes Canada (trois mois ou moins)

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Comment effectuer une demande de certificat ou de copie d'acte

Vous pouvez effectuer une demande de l'une des trois façons suivantes : par Internet, par la poste ou à un comptoir de services. Nous pouvons traiter votre demande dans un délai normal ou accéléré. Le coût, le délai de traitement et le mode de livraison varient selon le type de traitement et le mode de transmission que vous choisissez. Pour en savoir plus, consultez la section Délai de traitement et tarification.

Par Internet

Vous pouvez demander un certificat ou une copie d’acte par Internet en utilisant notre service en ligne DEClic! et obtenir vos documents à moindre coût tout en évitant le délai associé à l’envoi de votre demande par la poste.

Notre service en ligne est sécuritaire et accessible en tout temps et en tout lieu. Certaines conditions s’appliquent.

Par la poste

Si vous choisissez d’effectuer votre demande par la poste, vous devez remplir un des formulaires de demande de certificat ou de copie d’acte.

Il existe un formulaire pour chacun des événements suivants : la naissance, le mariage ou l'union civile et le décès.

Vous pouvez vous procurer les formulaires en version papier à nos comptoirs de services de Québec ou de Montréal , dans les bureaux de Services Québec ou en communiquant avec nous. Assurez-vous toujours de remplir la dernière version d'un formulaire pour éviter tout retard dans le traitement de votre demande. La mention de la version du formulaire figure en haut à droite dans le document, à côté du titre.

Les formulaires sont aussi accessibles sur notre site en version PDF. Ils peuvent être remplis à l'écran. Téléchargez l’un de ces formulaires.

À un comptoir de services

Vous pouvez déposer votre demande de certificat ou de copie d'acte ainsi que votre paiement directement à un de nos comptoirs de services de Québec ou de Montréal ou à un des bureaux de Services Québec offrant nos services. Vous pouvez aussi remplir le formulaire sur place.

Important

Si votre nom n'est pas mentionné à l’acte relatif au document demandé, n’oubliez pas la photocopie du document justifiant le motif de votre demande.

Il est préférable de présenter les originaux de votre document d’identité et de votre preuve de domicile si vous déposez votre demande à l’un de nos comptoirs de services ou à l'un des bureaux de Services Québec offrant nos services.

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Aide-mémoire

Si vous faites une demande au moyen du formulaire papier, vous devez

  • remplir toutes les sections du formulaire;
  • écrire en caractères d'imprimerie (majuscules, minuscules, caractères accentués), à l'encre noire ou bleue;
  • fournir la photocopie d'un document d’identité valide avec photo;
  • fournir la photocopie d'une preuve de domicile valide;
  • fournir la photocopie du document justifiant pourquoi vous désirez obtenir le document d’état civil, si votre nom n'est pas mentionné à l'acte;
  • signer et dater votre demande;
  • y joindre votre paiement et vérifiez qu’il correspond au coût total des documents demandés;
  • prendre le temps de vérifier l’exactitude des renseignements inscrits dans le formulaire et l’orthographe utilisée et vous assurez que vous avez choisi le bon document.

Pour toute information concernant les délais de traitement d'une demande, consultez la section Délai de traitement et tarification.

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Éléments de sécurité relatifs au certificat et à la copie d'acte

Les certificats et copies d’actes que nous délivrons comportent des éléments de sécurité qui permettent de s’assurer de leur authenticité. Ces éléments, décrits au verso de chacun de ces documents, sont les suivants :

  • Papier sécuritaire filigrané
    On distingue le dessin ci-dessous ou une partie de celui-ci lorsqu’on place le papier devant une source lumineuse.
    Une fleur de lys suivit du mot Québec.
  • Protection chimique
    Des indicateurs chimiques intégrés au papier provoquent l’apparition de cernes lorsque le papier est exposé à des solvants d’encre.
  • Gravure
    De fines lignes continues bleues sont imprimées dans le haut du document, donnant un effet de relief et une sensation abrasive au toucher.
  • Image latente
    En portant le document à la hauteur des yeux et en le regardant à l’horizontale, on peut voir une fleur de lys dans le coin supérieur droit de la gravure. Cette image n’est pas reproductible au photocopieur.

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Perte ou vol d'un certificat ou d'une copie d'acte

En cas de perte ou de vol d’un certificat ou d’une copie d’acte, communiquez avec nous par téléphone avant de demander un nouveau document. Ainsi, nous pourrons rendre le document perdu ou volé non valide en vue de prévenir le vol d’identité. Notez que nous pouvons seulement invalider les documents délivrés depuis le 29 mars 2005 et que seule la personne qui avait demandé le certificat ou la copie d’acte peut nous aviser de la perte ou du vol.

Par ailleurs, si, en raison des circonstances entourant la perte ou le vol du document, vous désirez qu’une note rendant plus difficile l'obtention de certificats ou de copies d’actes soit ajoutée au dossier visé, vous devez nous faire parvenir une demande écrite à cet effet. Dans votre demande, vous devez

  • expliquer les circonstances entourant la perte ou le vol du document;
  • demander que l'on mette au dossier une note rendant plus difficile la délivrance de certificats ou de copies d'actes;
  • mentionner le nom de famille, le prénom usuel, les dates et lieu de naissance de la personne qui a perdu ou s'est fait voler le document ainsi que les noms de famille, prénoms usuels et dates de naissance de ses parents;
  • mentionner votre nom de famille, votre prénom usuel, votre adresse et votre numéro de téléphone;
  • fournir une photocopie du rapport de police, dans le cas d'un vol, si un tel document a été rédigé.

Votre demande doit être envoyée à l'adresse suivante :

Gestion des retours
Directeur de l'état civil
2535, boulevard Laurier
Québec (Québec)    G1V 5C5

Nous vous conseillons de faire une nouvelle demande de certificat ou de copie d’acte avant ou au moment de nous demander qu’une note soit ajoutée à votre dossier. Vous pourrez alors obtenir une dernière fois un document sans avoir à subir les inconvénients relatifs à cette mesure de sécurité.

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Service en ligne : Vérification de la validité d'un certificat ou d'une copie d'acte

Le service en ligne Vérifier la validité d'un certificat ou d'une copie d'acte Ce lien ouvre une nouvelle fenêtre. vous permet de vous assurer qu’un certificat ou une copie d’acte délivré après le 29 mars 2005 est bien valide. Le service indique également si, depuis que ce document a été délivré, un décès concernant la ou l’une des personnes visées a été inscrit au registre de l’état civil du Québec ou une mention de dissolution de mariage ou de dissolution d’union civile a été portée à l’acte consulté. Enfin, il indique si le document a été déclaré volé ou perdu.

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Date de révision : 2013-05-28

Si vous avez un commentaire, une suggestion ou une plainte à formuler,
n'hésitez pas à communiquer avec le Bureau de la qualité des services

Site internet du gouvernement du Québec.

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